Regolamento eventi

[Versione 2.11. 09/02/2017. Una copia sempre aggiornata di questo file è presente su http://itlug.org/regolamento/eventi/.]

Questo documento vuole essere una guida per gli organizzatori di eventi di ItLUG o in collaborazione con ItLUG (di seguito indicati semplicemente come “eventi”).
Quanto di seguito indicato potrà essere variato o adattato a seconda del tipo di evento, del luogo, della durata, ecc. senza però stravolgerne le impostazioni di base.
Ricordiamo che il consiglio direttivo di ItLUG, per ogni evento approvato, è sempre disponibile per dare tutto il supporto e i consigli finalizzati alla buona riuscita dello stesso.
Questa versione del regolamento nasce sull’esperienza maturata nel corso dei primi anni dell’associazione ItLUG, basandoci su problematiche e casistiche pratiche.

1. Regole di base

Tutti gli eventi vanno proposti, con congruo anticipo, al consiglio direttivo il quale delibererà se procedere o meno all’organizzazione o alla partecipazione dello stesso. Dovrà essere nominato un “referente” (socio ItLUG) che farà da coordinatore tra ItLUG e gli altri soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’evento e sarà il soggetto proposto a comunicare direttamente con il consiglio direttivo.

Le decisioni relative a questioni amministrative/economiche, grafico/pubblicitarie e logistico/assicurative dovranno essere prese in ogni caso con il consiglio direttivo.
Nel caso in cui, oltre ItLUG, concorrano nell’organizzazione altri soggetti (enti pubblici, musei, associazioni, centri commerciali, ecc.) è auspicabile un coordinamento generale e la formazione di un documento comune relativo ai dettagli organizzativi, specificando la divisione delle responsabilità e gli eventuali costi economici di competenza. L’evento approvato sarà ufficialmente pubblicato nel calendario eventi del sito ItLUG. Il referente è tenuto a fornire tutte le informazioni necessarie (aggiornate nel tempo) utili alla corretta identificazione (nome preciso dell’evento, indirizzo, orari…).

Contestualmente si potrà creare un apposito topic sul forum all’interno del quale gli organizzatori potranno pubblicare informazioni e aggiornamenti utili sull’evento.
Se si vuole creare un evento Facebook questo va comunicato al consiglio direttivo prima di crearlo in modo da valutare la possibilità tecnica di inserirlo anche tra quelli elencati nella pagina Facebook di ItLUG.

È buona norma che l’organizzazione dell’evento tenga sempre aggiornata l’associazione sulla situazione dell’allestimento e dei vari servizi.

In generale gli eventi possono essere proposti da soci ItLUG, gruppi locali o provenire dall’esterno. In caso siano proposti da esterni l’evento verrà approvato comunque solo se si troveranno dei soci interessati a organizzarlo. Questo vale anche quando a proporre l’evento sono altre associazioni/gruppi organizzati di AFOL.

Tenuto presente che, stando alla normativa vigente, le associazioni come la nostra non possono ricevere finanziamenti a fronte di sponsorizzazioni, ItLUG può concorrere nell’organizzazione degli eventi propri anche dal punto di vista economico, nel caso in cui sia necessario coprire spese logistiche vive non sostenibili altrimenti, fermo restando che tali spese devono essere preventivamente concordate e approvate dal consiglio direttivo che deciderà sulla congruità e opportunità delle stesse. Gli organizzatori degli eventi sono comunque invitati a cercare di trovare copertura economica almeno per le spese maggiori (per esempio attraverso erogazioni liberali) e a sopperire alle necessità logistiche (tavoli, coperture, transenne…) nell’ottica del maggior risparmio. A carico di ItLUG rimangono sempre e comunque le spese relative all’acquisto/produzione dei mattoncini commemorativi.

Nel caso estremo in cui un evento dovesse prevedere un biglietto di ingresso per i visitatori (escludendo i casi in cui il biglietto di ingresso sia richiesto da un ente esterno), questo deve avere il solo scopo di coprire spese organizzative ed eventuali rimborsi. In questo caso straordinario gli organizzatori dell’evento dovranno rendere conto a ItLUG e dettagliare le entrate e le uscite. Eventuali avanzi di cassa dovranno essere investiti in eventi futuri o devoluti in beneficenza.

In tutti gli eventi pubblici gli organizzatori e i soci partecipanti sono tenuti a fare tutto quanto in proprio potere per comunicare ai terzi gli scopi e le finalità dell’associazione, inoltre sono tenuti a comportarsi adeguatamente per promuovere positivamente l’immagine della associazione stessa e di LEGO®. Per questo motivo, su richiesta LEGO, è vietato il consumo di alcolici all’interno degli stand.

Si ribadisce che tutti gli eventi devono essere autorizzati dal consiglio direttivo che ne verificherà la denominazione, il periodo, la località e le altre caratteristiche sulla base degli scopi e degli interessi dell’associazione. In mancanza di tale autorizzazione l’evento non può essere ascritto all’associazione e in esso non possono essere utilizzati in alcun modo né il nome né il logo dell’associazione, né tantomeno esso può essere pubblicizzato sul sito web o sul forum dell’associazione. Alcuni eventi non ItLUG potranno essere comunque segnalati sul forum a discrezione del consiglio direttivo.

L’autorizzazione al consiglio direttivo deve essere richiesta prima di assumere qualsiasi impegno a nome di ItLUG verso amministrazioni, enti, o qualsiasi altro soggetto terzo estraneo all’associazione.

Qualsiasi documento che si intende produrre dovrà essere sottoposto all’approvazione del consiglio direttivo prima di andare in stampa o di essere pubblicato; se necessario potrà essere chiesta la revisione del documento. Si sottolinea l’importanza di questo passaggio: le locandine devono sempre essere approvate dal consiglio direttivo prima della pubblicazione. In caso contrario, in presenza di errori, la partecipazione di ItLUG all’evento potrà anche essere ritirata.

Tutto il materiale riutilizzabile ricevuto (striscioni…), a ogni titolo, dovrà essere utilizzato tenendo presente la sua successiva utilizzazione in altri eventi e quindi va conservato e restituito integro e compreso di ogni accessorio, imballo, documento.

2. Tipologie degli eventi

Eventi pubblici

Gli eventi pubblici sono eventi con cui l’associazione si propone di comunicare e diffondere i propri scopi sociali. Tipicamente gli eventi pubblici sono composti da un’esposizione al pubblico di opere realizzate con i mattoncini LEGO. A questa è possibile affiancare altre attività, per AFOL e/o pubblico.

Per ogni evento il consiglio direttivo valuterà periodo e località in modo da favorire la maggior partecipazione possibile di soci e di pubblico. Devono essere inseriti nel calendario evitando sovrapposizioni o vicinanza di date e località.

Gli eventi possono avere come nome o come “sottotitolo” l’indicazione “ItLUG [Città] [anno]” (esempi: “ItLUG Lecco 2017” oppure “Ludicomix Bricks & Kids – ItLUG Empoli 2017”).

Ci possono essere eventi autonomi o partecipazioni all’interno di manifestazioni più grandi (esempio: Cartoomics, Ludica, Model Expo…). Per le partecipazioni si parlerà di “ItLUG partecipa a…” (per esempio “ItLUG partecipa a Model Expo 2017”).

Il consiglio direttivo valuterà in casi straordinari la fattibilità di eventi particolari e imprevisti se non compromettono eventi già programmati.

Gli eventi pubblici si dividono in eventi di rilievo ed eventi locali. La differenziazione è necessaria principalmente per il pubblico, al fine di fornire un’informazione di massima e preliminare sulla tipologia dell’evento stesso, utile a evitare possibili fraintendimenti o commenti negativi già verificatisi in passato (ad esempio per le dimensioni dello spazio espositivo e/o numero degli espositori partecipanti rispetto a un precedente evento).

Esiste poi una terza categoria in cui finiscono tutti gli eventi piccoli “speciali” che non fanno parte delle prime due. Tipicamente si parla delle partecipazioni a mostre tematiche o eventi generalisti di alcune MOC di soci ItLUG (per esempio le partecipazioni alle mostre dei robot o di Star Wars ai musei milanesi, oppure quella della funivia CabriO ad Alpitec. O di nuovo la Scala di Milano esposta all’interno della Scala di Milano). Inclusa in questa categoria anche la partecipazione di soci ItLUG a eventi internazionali (per esempio il Fan Weekend di Skærbæk).
Nel caso in cui la partecipazione fosse limitata a uno o due soci o, comunque di dimensioni ridottissime, questa piccola partecipazione prenderà il nome di “ItLUG presente a…”

Eventi privati

ItLUG riconosce anche gli eventuali eventi di natura privata proposti e organizzati da soci dell’associazione (ad esempio, ritrovi serali tra AFOL territorialmente vicini, “micro esposizioni” tra soli AFOL, attività ludico-creative). Anche questi, su richiesta, possono essere aggiunti al calendario eventi ItLUG, anche se la natura degli stessi li porta generalmente a non necessitare evidenza al di fuori dell’associazione stessa. Ne deve essere data comunicazione a tutti i soci, con apposito post sul forum a cura degli organizzatori, affinché anche altri soci abbiano possibilità di parteciparvi. In mancanza di questa condizione l’evento non è ascrivibile all’associazione.

3. Regole pratiche

Premessa: Tutte le regole che provengono da LEGO possono cambiare da un giorno all’altro e spesso lo fanno senza alcun preavviso, questa sezione quindi potrà essere modificata in qualsiasi momento in quanto non dipende da ItLUG.

LEGO, secondo regole che cambiano ogni anno, supporta alcuni eventi organizzati da LUG tramite la fornitura di materiale.
Per il 2017 è stato specificato che LEGO Billund fornisce un supporto diretto per un massimo di 3 eventi. Il consiglio direttivo, nella riunione del 20 dicembre 2016 ha deliberato che questi 3 eventi, per il 2017, fossero: ItLUG Borgoricco, ItLUG Lecco e ItLUG Udine.

LEGO Billund offre, inoltre, un supporto generico al LUG (che viene spedito entro i primi 6 mesi dell’anno) che, in base alla disponibilità/necessità/iniziativa proposta, può essere in parte utilizzato anche per supportare uno o più eventi che già non godano del supporto diretto di LEGO. L’utilizzo e la distribuzione di questo materiale come supporto agli altri eventi è quindi a totale discrezione del consiglio direttivo che valuterà di volta in volta in base all’evento e alle richieste dei singoli organizzatori.

Esiste anche uno specifico supporto fornito da LEGO Italia. Nel 2016 LEGO Italia ha deciso di supportare gli eventi di rilievo mediante la fornitura di cartonati e/o statue e/o gadget e/o comunicati. Per il 2017 è ancora da stabilire.
Precisiamo che, a differenza del passato, LEGO Italia non fornisce più un supporto specifico ai propri clienti commerciali per la partecipazione, in qualità di partner, a uno specifico evento. A partire da gennaio 2016, infatti, LEGO Italia fornisce un supporto generico, una volta l’anno, ai clienti commerciali. Il cliente (negoziante) è libero di utilizzare tale supporto come meglio preferisce negli eventi a cui parteciperà o che organizzerà. Questo genere di supporto non dà diritto all’utilizzo del logo LEGO sulle eventuali locandine/manifesti.

Le comunicazioni ItLUG-LEGO Italia devono necessariamente passare dall’ambassador di ItLUG. Tutte le richieste di terze persone non autorizzate dal consiglio direttivo direttamente a LEGO verranno ignorate da LEGO stessa.

L’esistenza di un rapporto ItLUG-LEGO Italia non implica che questo rapporto si replichi per ogni altro gruppo, anche se gli eventuali altri LUG sono riconosciuti da Billund. LEGO Italia ha deciso di dare un supporto ulteriore (rispetto a quello di Billund) solo a ItLUG.

In ogni caso non è più possibile utilizzare per le locandine le immagini promozionali diffuse da LEGO (ad esempio, le immagini delle minifig), nemmeno se l’evento è supportato. Possono essere altresì utilizzate immagini realizzate mediante foto scattate a oggetti (anche LEGO) reali. L’importante è che le immagini non siano ufficiali e, nel caso non siano autoprodotte, che si abbia ovviamente ottenuto il permesso di utilizzo da parte dell’autore originale. Inoltre non si possono utilizzare immagini di minifig (nemmeno autoprodotte), se non come parte integrante di un diorama e quindi non in particolare evidenza sulla locandina.

Se l’evento è organizzato direttamente da ItLUG, il logo ufficiale di ItLUG deve essere graficamente messo in evidenza rispetto a eventuali loghi di altri LUG. In ogni caso, l’utilizzo del logo ItLUG dev’essere richiesto e approvato dal consiglio direttivo e non può essere alterato rispetto alle sue forme ufficiali. Il consiglio direttivo ha predisposto diverse versione del logo a seconda del livello di partecipazione dell’associazione all’evento; questi loghi verranno forniti agli organizzatori che ne faranno richiesta per essere utilizzati nelle grafiche. Abbiamo preparato delle linee guida per l’utilizzo di questi loghi.

Come già anticipato in un precedente paragrafo, se l’evento è organizzato da ItLUG, non è possibile ricevere sponsorizzazioni. Con sponsorizzazione si intende cessione di denaro o prodotti da parte di un’entità in cambio di pubblicità (per esempio la pubblicazione del logo sulla locandina). Se qualche entità vuole semplicemente donare del denaro (in cambio di nulla) può farlo mediante un’erogazione liberale. Non ci sono problemi invece per le collaborazioni, come quelle con i comuni, le scuole, eccetera.

Il supporto è dovuto?

Il supporto non è dovuto: LEGO ha la facoltà di interrompere in qualsiasi momento il supporto per i più svariati motivi (economici, indisponibilità del materiale, eccetera). Il consiglio direttivo ricorda che se si vuole organizzare un evento, lo si fa a prescindere dall’eventuale supporto LEGO.

Non deve essere il supporto LEGO il motivo scatenante per l’organizzazione di un evento.

Nomenclatura evento

L’evento non può avere la parola “LEGO” nel nome. Questo è il motivo per cui anni fa abbiamo smesso di chiamare LEGO Fest i nostri eventi per passare a un generico “ItLUG [Città] [Anno]”.

Il logo LEGO®

Non è più possibile utilizzare il logo LEGO nelle locandine nostri eventi, nemmeno in caso di loro supporto.

Nel testo si può sempre usare la parola “LEGO®”, ma questa va usata solo come aggettivo (quindi “i mattoncini LEGO®” sì, mentre “i LEGO®” no), deve essere accompagnata sempre da ® e non deve essere messa in evidenza rispetto al resto del testo (quindi niente grassetto e niente colori o font diversi). La ® non va usata quando si parla di “The LEGO Group” e quando in un testo scritto, come questo, il termine LEGO si ripete più e più volte; in questo caso la ® va indicata solo la prima volta. Ma questo non è il caso delle locandine, comunque, per titoli, strilli e assimilati ci vuole sempre.

Quando si usa il termine “LEGO®” serve anche un piccolo disclaimer da qualche parte nella locandina, per esempio “LEGO® is a trademark of the LEGO Group. ©2017 The LEGO Group”.

Altri loghi

Sul materiale pubblicitario dell’evento non devono essere pubblicati loghi di soggetti (associazioni, privati, enti, aziende, eccetera) il cui logo è simile o richiama dal punto di vista grafico il logo LEGO. La presenza di un logo di questo genere esclude automaticamente il supporto LEGO. ItLUG seguirà pertanto la medesima linea.

Eventi in centri commerciali

Nel caso ItLUG dovesse organizzare degli eventi nei centri commerciali (direttamente o come partecipazione), LEGO lo consentirà ma non potrà concedere il supporto. Inoltre il calendario degli eventi dovrà essere condiviso con LEGO Italia per evitare la concomitanza con eventuali eventi commerciali organizzati direttamente da LEGO.

Ribadiamo quindi infine che il supporto da parte di LEGO non dipende da noi, ma esclusivamente da LEGO.

RLUG HUB Event

Nel 2016 è sorto un nuovo tipo di evento supportato da LEGO Billund: l’evento “HUB” internazionale, in pratica un evento AFOL con una fortissima componente internazionale… come lo storico Fan Weekend di Skaerbaek. Abbiamo chiesto a LEGO l’eventuale fattibilità di un evento simile in Italia e ci è stato risposto che per il momento, essendocene già uno (Portogallo) nella macro-regione dove è situata l’Italia, preferiscono aspettare e vedere come funziona. Come detto è un programma nuovo. In futuro potrà essere un’opzione da esplorare.

4. Trattamento dei soci e degli espositori

Gli espositori dovranno sapere in anticipo ogni informazione utile per allestire il proprio materiale (orari, accessi, parcheggi, spazi disponibili, ecc.).

In caso di agevolazioni, va sempre chiarito a chi sono riservate: soci, espositori, accompagnatori. Gli organizzatori dovranno provvedere a comunicare tutti i servizi che possono essere utili agli espositori (ristoranti, alberghi, mezzi di trasporto, ecc.). Le modalità per prenotare pernottamenti e pasti, con relativi pagamenti, dovranno essere attentamente gestite onde evitare disservizi.

I soci e i loro accompagnatori potranno saltare le eventuali file che sempre più spesso si vengono a creare per l’ingresso agli eventi. Questo naturalmente non include le file che non dipendono dagli organizzatori (come Cartoomics o Model Expo).

5. Logistica durante la manifestazione

Le varie zone dedicate all’evento, (ingressi, esposizione, area giochi, area concorsi, aree riservate…) dovranno essere curate e pianificate in anticipo, soprattutto quando sono necessarie strutture di supporto (tavoli, sedie, distribuzione elettrica, transenne, diffusione sonora…).

Qualora si renda necessaria la raccolta di informazioni per l’organizzazione dei pasti è opportuno pianificare in anticipo le modalità e individuare anticipatamente uno o più soggetti che si incarichino di tale responsabilità.

In presenza di altre attività (quali concorsi e contest, partite con LEGO Games, area gioco, area vendita…) si dovrà pensare agli spazi, ai materiali e soprattutto alle persone (volontari, espositori, accompagnatori) che siano disponibili a gestirle e presidiarle durante l’evento.

6. Note

Si invita infine chi vuole organizzare un evento a non iscriversi appositamente alla nostra associazione con l’idea di farlo immediatamente, ma, se lo desidera, di iscriversi e di partecipare ad alcuni eventi nel corso dell’anno prima di iniziare a pensare a organizzare il “suo”, in modo da comprendere a pieno quali dinamiche e quali problematiche possano sorgere.

Un evento che ha avuto edizioni in passato difficilmente avrà problemi di approvazione (se non per conflitti di date), ma un evento completamente nuovo proposto da soci nuovi porta, per sua natura, a una valutazione più complessa e approfondita (dobbiamo cercare di capire se l’evento sia realmente realizzabile o meno).

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