Regolamento eventi

[Versione 2.12. 24/07/2017. Una copia sempre aggiornata di questo file è presente su http://itlug.org/regolamento/eventi/.]

Questo documento vuole essere una guida per i soci ItLUG che intendono organizzare eventi espositivi in nome dell’associazione ItLUG – Italian LEGO® Users Group, o per coloro che intendono organizzare un evento chiedendo la partecipazione/collaborazione di/con ItLUG (di seguito indicati semplicemente come “eventi”).

Quanto di seguito indicato potrà essere variato o adattato a seconda del tipo di evento, del luogo, della durata, ecc. senza però stravolgerne le impostazioni di base.

Ricordiamo che il consiglio direttivo di ItLUG, per ogni evento approvato, è sempre disponibile a fornire tutto il supporto e i consigli finalizzati alla buona riuscita dello stesso.

Questa versione del regolamento nasce sull’esperienza maturata nel corso di anni durante i quali l’associazione ItLUG ha organizzato o partecipato all’organizzazione di eventi, raccogliendo esperienze basate su problematiche e casistiche pratiche.

1. Regole di base

Tutti gli eventi vanno proposti al consiglio direttivo con congruo anticipo e fornendo, sin da subito, il maggior numero di informazioni possibili sulla logistica e sulle modalità di svolgimento. Il direttivo, valutate le informazioni fornite, deciderà se procedere o meno all’organizzazione o alla partecipazione dell’evento, chiedendo eventuali ulteriori dettagli laddove necessari per una più corretta valutazione. In caso positivo, verrà nominato un “referente/responsabile” (in linea di massima, il socio ItLUG che ha proposto l’evento). Nel caso in cui l’evento fosse organizzato/proposto da un terzo soggetto, il referente ItLUG svolgerà la funzione di coordinatore tra l’associazione ItLUG (ovvero il consiglio direttivo) e gli altri soggetti coinvolti nell’organizzazione dell’evento.

Le decisioni relative a questioni amministrative, economiche, grafiche, pubblicitarie, logistiche e assicurative dovranno essere prese in ogni caso di comune accordo con il consiglio direttivo.

Nel caso in cui, oltre a ItLUG, concorrano nell’organizzazione altri soggetti (enti pubblici, musei, associazioni, centri commerciali, ecc.) è auspicabile un coordinamento generale e la formazione di un documento d’intesa tra le parti relativo ai dettagli organizzativi, specificando la divisione delle responsabilità e gli eventuali impegni economici di competenza. L’evento, una volta approvato ufficialmente, verrà pubblicato nel calendario eventi del sito ItLUG. Il referente ItLUG è tenuto a fornire tutte le informazioni necessarie (aggiornate nel tempo) utili alla corretta identificazione (nome preciso dell’evento, indirizzo, orari…).
Contestualmente potrà essere aperto un apposito topic sul forum (nella sezione “Eventi”) all’interno del quale gli organizzatori potranno pubblicare informazioni e aggiornamenti utili sull’evento, sia a favore del pubblico che degli stessi espositori.

L’intenzione di creare un eventuale “Evento Facebook” al fine di promuovere l’evento espositivo deve essere preventivamente comunicata al consiglio direttivo in modo da valutare la possibilità tecnica di inserirlo tra quelli elencati nella pagina Facebook ufficiale di ItLUG.

È buona norma che l’organizzazione dell’evento tenga sempre aggiornato il consiglio direttivo sulla situazione dell’allestimento e dei vari servizi.

In generale, l’organizzazione di un evento deve essere proposta da uno o più soci ItLUG. Eventuali richieste di organizzazione di eventi da parte di soggetti esterni all’associazione saranno valutate dal direttivo e approvate solo nel caso in cui l’associazione e i suoi associati, possano avere un beneficio di rilievo per il conseguimento degli scopi sociali. A tal proposito, si sottolinea che l’associazione ItLUG non è un’impresa che organizza eventi “su richiesta”. Nel caso in cui un evento sia proposto da un soggetto esterno, e il direttivo valuterà un possibile interesse nella proposta, lo stesso potrà essere approvato solo se ci saranno soci interessati a seguirne l’organizzazione. Questo concetto vale anche nell’ipotesi in cui a proporre l’evento siano altre associazioni e/o gruppi organizzati di AFOL.

Detto questo, e considerato il sempre più crescente numero di eventi espositivi a tema LEGO sul territorio italiano organizzati da vari soggetti (LUG, attività commerciali, soggetti terzi, ecc.), ItLUG ha ritenuto di rivalutare il coinvolgimento dell’associazione, quando richiesto da tali soggetti, al fine di concentrare al meglio le energie sugli eventi organizzati interamente da ItLUG. Pertanto, sarà sensibilmente limitata l’accettazione di co-organizzazione e/o partecipazione a nuovi eventi, la partecipazione a eventi locali organizzati da altri LUG e a quelli organizzati da negozi (o altri soggetti a scopo commerciale). Rimangono attivi tutti gli eventi propri già esistenti, le partecipazioni agli eventi di rilievo di altri LUG ferme restando possibili eccezioni alla presente regola che il direttivo riterrà utile e opportuno effettuare, nell’interesse dell’associazione e dei suoi iscritti.

In base alla normativa vigente, le associazioni come la nostra (in regime di gestione economica semplificata e senza possesso di partita IVA) non possono ricevere contributi economici a fronte di sponsorizzazioni. Il direttivo di ItLUG può decidere di sostenere l’organizzazione dei propri eventi anche dal punto di vista economico, nel caso in cui sia necessario coprire spese logistiche vive non sostenibili altrimenti, fermo restando che tali spese devono sempre e comunque essere preventivamente presentate al consiglio direttivo che ne deciderà sulla congruità e opportunità delle stesse, autorizzandone formalmente la copertura economica. Gli organizzatori degli eventi sono comunque invitati a trovare la copertura economica (quanto meno delle spese maggiori) e a sopperire alle necessità logistiche (tavoli, coperture, transenne…) nell’ottica del maggior risparmio. A carico dell’associazione ItLUG rimangono, sempre e comunque, le spese relative all’acquisto/produzione dei mattoncini commemorativi.
Nel caso estremo in cui un evento dovesse prevedere un biglietto di ingresso per i visitatori (escludendo i casi in cui il biglietto di ingresso sia richiesto da un ente esterno), questo deve avere il solo scopo di coprire spese organizzative ed eventuali rimborsi. In questo caso straordinario gli organizzatori dell’evento dovranno rendere conto a ItLUG e dettagliare le entrate e le uscite. Eventuali avanzi di cassa dovranno essere investiti in eventi futuri o devoluti in beneficenza.

In tutti gli eventi pubblici, gli organizzatori e i soci partecipanti sono tenuti a fare tutto quanto in proprio potere per comunicare ai terzi gli scopi e le finalità dell’associazione, inoltre sono tenuti a comportarsi adeguatamente per promuovere positivamente l’immagine della associazione stessa e indirettamente di The LEGO Group. Per questo motivo, su richiesta della stessa LEGO, è vietato il consumo di alcolici all’interno dell’area espositiva.

Al fine di promuovere lo scopo sociale di ItLUG e per ben identificare l’organizzazione a cura dell’associazione, ogni evento ItLUG dovrà prevedere la presenza di un “Corner ItLUG”, ovvero di uno spazio informativo (almeno un tavolo, possibilmente presenziato da un socio) ben identificabile anche grazie alla fornitura di materiale da parte dell’associazione (banner, volantini e quant’altro si riterrà utile). Lo scopo di tale corner sarà quello di fornire al pubblico un punto di riferimento dove potersi rivolgere per avere informazioni sull’associazione, sulle sue attività, sulle modalità di iscrizione e, ovviamente, per fornire informazioni sul mondo AFOL e LEGO.

Si ribadisce che tutti gli eventi devono essere autorizzati dal consiglio direttivo che ne verificherà la denominazione, il periodo, la località e le altre caratteristiche sulla base degli scopi e degli interessi dell’associazione. In mancanza di tale autorizzazione l’evento non può essere ascritto all’associazione e in esso non possono essere utilizzati in alcun modo né il nome né il logo dell’associazione, né tantomeno esso può essere pubblicizzato sul sito web o sul forum dell’associazione. Alcuni eventi non organizzati direttamente da ItLUG potranno comunque essere segnalati sul forum dell’associazione, a discrezione del consiglio direttivo.

L’autorizzazione per l’organizzazione di un evento ItLUG deve essere richiesta al consiglio direttivo prima di assumere qualsiasi impegno a nome di ItLUG nei confronti di amministrazioni, enti o qualsiasi altro soggetto terzo estraneo all’associazione.

Qualsiasi documento (volantino, manifesto, comunicato stampa…) che si intende produrre, dovrà essere sottoposto all’approvazione del consiglio direttivo prima di essere diffuso sui social network o essere avviato alla stampa cartacea: se ritenuto necessario, il consiglio direttivo potrà richiedere la revisione del documento. Si sottolinea l’importanza di questo passaggio: le locandine devono sempre essere approvate dal consiglio direttivo prima della pubblicazione. In caso contrario, in presenza di errori, la partecipazione di ItLUG all’evento potrà anche essere ritirata e l’organizzatore diffidato da utilizzare il nome di ItLUG. A tal proposito, è bene tener presente i tempi tecnici di una risposta da parte del direttivo che, a sua volta, potrebbe essere dipendente dai tempi di risposta di altri soggetti (per meglio intenderci, non aspettate l’ultimo momento utile per chiedere l’approvazione di un documento che deve andare in stampa perché il direttivo potrebbe non rispondere nell’immediato…)

Tutto il materiale riutilizzabile ricevuto in prestito da parte dell’associazione o di altro soggetto (ad esempio, striscioni, baseplate, casse brick per “area gioco”…) dovrà essere utilizzato tenendo presente la sua successiva utilizzazione in altri eventi e quindi va conservato e restituito integro e compreso di ogni accessorio, imballo, documento.

2. Tipologie degli eventi

Eventi pubblici

Gli eventi pubblici sono eventi con cui l’associazione si propone di comunicare e diffondere i propri scopi sociali. Tipicamente gli eventi pubblici sono composti da un’esposizione al pubblico di opere realizzate con i mattoncini LEGO. A questa è possibile affiancare altre attività, per AFOL e/o pubblico.

Per ogni evento il consiglio direttivo valuterà periodo e località in modo da favorire la maggior partecipazione possibile di soci e di pubblico. Devono essere inseriti nel calendario evitando sovrapposizioni o vicinanza di date e località.

Gli eventi possono avere come nome o come “sottotitolo” l’indicazione “ItLUG [Città] [anno]” (esempi: “ItLUG Lecco 2017” oppure “Ludicomix Bricks & Kids – ItLUG Empoli 2017”).

Ci possono essere eventi autonomi o partecipazioni all’interno di manifestazioni più grandi (esempio: Cartoomics, Ludica, Model Expo…). Per le partecipazioni si parlerà di “ItLUG partecipa a…” (per esempio “ItLUG partecipa a Model Expo 2017”).

Il consiglio direttivo valuterà in casi straordinari la fattibilità di eventi particolari e imprevisti se non compromettono eventi già programmati.

Gli eventi pubblici si dividono in eventi di rilievo ed eventi locali. La differenziazione è necessaria principalmente per il pubblico, al fine di fornire un’informazione di massima e preliminare sulla tipologia dell’evento stesso, utile a evitare possibili fraintendimenti o commenti negativi già verificatisi in passato (ad esempio per le dimensioni dello spazio espositivo e/o numero degli espositori partecipanti rispetto a un precedente evento).

Esiste poi una terza categoria in cui finiscono tutti gli eventi piccoli “speciali” che non fanno parte delle prime due. Tipicamente si parla delle partecipazioni a mostre tematiche o eventi generalisti di alcune MOC di soci ItLUG (per esempio le partecipazioni alle mostre nei musei milanesi, oppure quella della funivia CabriO ad Alpitec. O di nuovo la Scala di Milano esposta all’interno della Scala di Milano). Inclusa in questa categoria anche la partecipazione di soci ItLUG a eventi internazionali (per esempio il Fan Weekend di Skærbæk).
Nel caso in cui la partecipazione fosse limitata a uno o due soci o, comunque di dimensioni ridottissime, questa piccola partecipazione prenderà il nome di “ItLUG presente a…”

Eventi privati

ItLUG riconosce anche gli eventuali eventi di natura privata proposti e organizzati da soci dell’associazione (ad esempio, ritrovi serali tra AFOL territorialmente vicini, “micro esposizioni” tra soli AFOL, attività ludico-creative). Anche questi, su richiesta, possono essere aggiunti al calendario eventi ItLUG, anche se la natura degli stessi li porta generalmente a non necessitare evidenza al di fuori dell’associazione stessa. Ne deve essere data comunicazione a tutti i soci, con apposito post sul forum a cura degli organizzatori, affinché anche altri soci abbiano possibilità di parteciparvi. In mancanza di questa condizione l’evento non è ascrivibile all’associazione.

3. Regole pratiche

Premessa: Tutte le regole che provengono da LEGO possono cambiare da un giorno all’altro e spesso lo fanno senza alcun preavviso, questa sezione quindi potrà essere modificata in qualsiasi momento in quanto non dipende da ItLUG.

LEGO, secondo regole che cambiano ogni anno, supporta alcuni eventi organizzati da LUG tramite la fornitura di materiale.
Per il 2017 è stato specificato che LEGO Billund fornisce un supporto diretto per un massimo di 3 eventi. Il consiglio direttivo, nella riunione del 20 dicembre 2016 ha deliberato che questi 3 eventi, per il 2017, fossero: ItLUG Borgoricco, ItLUG Lecco e ItLUG Udine.

LEGO Billund offre, inoltre, un supporto generico al LUG (che viene spedito entro i primi 6 mesi dell’anno) che, in base alla disponibilità/necessità/iniziativa proposta, può essere in parte utilizzato anche per supportare uno o più eventi che già non traggono beneficio del supporto diretto di LEGO. L’utilizzo e la distribuzione di questo materiale come supporto agli altri eventi è quindi a totale discrezione del consiglio direttivo che valuterà di volta in volta in base all’evento e alle richieste dei singoli organizzatori.

Esiste anche uno specifico supporto fornito da LEGO Italia. Nel 2017 LEGO Italia ha deciso di supportare gli eventi di rilievo mediante la fornitura di cartonati e/o gadget.

Le comunicazioni ItLUG-LEGO Italia devono necessariamente passare dall’Ambassador di ItLUG. Tutte le richieste avanzate a LEGO Italia da “terze persone”, inclusi i soci stessi, per conto di ItLUG verranno ignorate da LEGO stessa.

In ogni caso non è possibile utilizzare, per locandine e manifesti, le immagini e le “IP” (proprietà intellettuali) originali LEGO (ad esempio, NON è possibile utilizzare le immagini delle minifig). Questo divieto vale anche per gli eventi supportati ufficialmente da LEGO, a meno che, non sia LEGO stessa a specificare diversamente. Possono essere altresì utilizzate immagini realizzate mediante foto scattate a oggetti (anche LEGO) reali. L’importante è che le immagini non siano ufficiali e, nel caso non siano autoprodotte, che si abbia ovviamente ottenuto il permesso di utilizzo da parte dell’autore originale. Inoltre non si possono utilizzare immagini di minifig (nemmeno autoprodotte), se non come parte integrante di un diorama e quindi non in particolare evidenza sulla locandina.

Se l’evento è organizzato direttamente da ItLUG, il logo ufficiale di ItLUG deve essere graficamente messo in evidenza rispetto a eventuali loghi di altri LUG. In ogni caso, l’utilizzo del logo ItLUG dev’essere richiesto e approvato dal consiglio direttivo e non può essere alterato rispetto alle sue forme ufficiali. Il consiglio direttivo ha predisposto diverse versioni del logo a seconda del livello di partecipazione dell’associazione all’evento; questi loghi verranno forniti agli organizzatori che ne faranno richiesta per essere utilizzati nelle grafiche. Abbiamo preparato anche delle linee guida per l’utilizzo di questi loghi.

Come già anticipato in un precedente paragrafo, se l’evento è organizzato da ItLUG, non è possibile ricevere sponsorizzazioni. Con sponsorizzazione si intende una cessione di denaro o di prodotti da parte di un’entità in cambio di pubblicità (per esempio la pubblicazione del logo sulla locandina). Se qualche entità vuole semplicemente donare del denaro (in cambio di nulla e al solo fine di sostenere gli scopi sociali di ItLUG) può farlo mediante un’erogazione liberale.

Il supporto è dovuto?

Il supporto non è dovuto: LEGO ha la facoltà di interrompere in qualsiasi momento, a sua insindacabile discrezione, il supporto per i più svariati motivi.. Il consiglio direttivo sottolinea che il “supporto LEGO” non deve mai essere il motivo alla base dell’organizzazione di un evento.

Nomenclatura evento

L’evento non può e non deve mai avere la parola “LEGO” nel nome. Questo è il motivo per cui anni fa abbiamo smesso di chiamare LEGO Fest i nostri eventi per passare a un generico “ItLUG [Città] [Anno]”.

Il logo LEGO

Su specifica direttiva di The LEGO Group non è mai possibile utilizzare il logo LEGO nelle locandine/manifesti o altre forme di promozioni di eventi organizzati dai Recognized LEGO Users Group, nemmeno in caso di loro supporto da parte di LEGO stessa.

Nel testo si può sempre usare la parola “LEGO®”, ma questa va usata solo come aggettivo (quindi “i mattoncini LEGO®” sì, mentre “i LEGO®” no), deve essere accompagnata sempre da ® e non deve essere messa in evidenza rispetto al resto del testo (quindi niente grassetto e niente colori o font diversi). La ® non va usata quando si parla di “The LEGO Group” e quando in un testo scritto, come questo, il termine LEGO si ripete più e più volte; in questo caso la ® va indicata solo la prima volta. Nel caso delle locandine, per titoli, strilli e assimilati, il simbolo ® è sempre necessario.

Quando si usa il termine “LEGO®”, all’interno di una locandina, è necessario aggiungere (in modo sufficientemente leggibile) anche il seguente disclaimer:“LEGO® is a trademark of the LEGO Group. ©2017 The LEGO Group”.

Altri loghi

Sul materiale pubblicitario dell’evento non devono essere pubblicati loghi di soggetti (associazioni, privati, enti, aziende, eccetera) il cui logo è simile o richiama dal punto di vista grafico il logo LEGO. La presenza di un logo di questo genere esclude automaticamente il supporto LEGO. ItLUG seguirà, pertanto, la medesima linea.

Ribadiamo quindi infine che il supporto da parte di LEGO non dipende da noi, ma esclusivamente da LEGO.

RLUG HUB Event

Nel 2016 è sorto un nuovo tipo di evento supportato da LEGO Billund: l’evento “HUB” internazionale, in pratica un evento AFOL con una fortissima componente internazionale… come lo storico Fan Weekend di Skærbæk. Abbiamo chiesto a LEGO l’eventuale fattibilità di un evento simile in Italia e ci è stato risposto che per il momento, essendocene già uno (Portogallo) nella macro-regione dove è situata l’Italia, preferiscono aspettare e vedere come funziona. Come detto è un programma nuovo. In futuro potrà essere un’opzione da esplorare.

4. Trattamento dei soci e degli espositori

Gli espositori dovranno conoscere in anticipo ogni informazione utile per allestire il proprio materiale (orari, accessi, parcheggi, spazi disponibili, ecc.).

In caso di agevolazioni, va sempre chiarito a chi sono riservate: soci, espositori, accompagnatori. Gli organizzatori dovranno provvedere a comunicare tutti i servizi che possono essere utili agli espositori (ristoranti, alberghi, mezzi di trasporto, ecc.). Le modalità per prenotare pernottamenti e pasti, con relativi pagamenti, dovranno essere attentamente gestite onde evitare disservizi.

I soci e i loro accompagnatori potranno saltare le eventuali file che spesso si vengono a creare per l’ingresso agli eventi. A tal fine, il referente ItLUG dovrà garantire un ingresso privilegiato a favore dei soci. Questo naturalmente non include le file che non dipendono dagli organizzatori (come Cartoomics o Model Expo).

5. Logistica durante la manifestazione

Le varie zone dedicate all’evento, (ingressi, esposizione, area giochi, area concorsi, aree riservate…) dovranno essere curate e pianificate in anticipo, soprattutto quando sono necessarie strutture di supporto (tavoli, sedie, distribuzione elettrica, transenne, diffusione sonora…).

Qualora si renda necessaria la raccolta di informazioni per l’organizzazione dei pasti è opportuno pianificare in anticipo le modalità e individuare anticipatamente uno o più soggetti che si incarichino di tale responsabilità.

In presenza di altre attività (quali concorsi e contest, partite con LEGO Games, area gioco, area vendita…) si dovrà pensare agli spazi, ai materiali e soprattutto alle persone (volontari, espositori, accompagnatori) che siano disponibili a gestirle e presidiarle durante l’evento.

6. Note

Invitiamo chiunque a non iscriversi alla nostra associazione al fine di organizzare un evento e, soprattutto, con l’idea di farlo immediatamente.

L’iscrizione a ItLUG deve basarsi sulla condivisione degli scopi sociali dell’associazione.

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