Certo che si può portare materiale da fuori. Ad esempio i tavoli 80x220 che usiamo per i corridoi li portiamo da fuori.
La cosa importante è non modificare nulla all'interno del politecnico (inchiodare al pavimento, scavare trincee, affiggere ai muri, ecc.).
Anche le assi citate da @Pix le abbiamo usate, anche se poche, in alcune occasioni. Le assi ci sono ancora e sarebbe interessante spostarle da dove sono da anni. Queste assi hanno un peso notevole, nulla di insormontabile ma va calcolato. Sono di diverse dimensioni con 50cm di profondità (lunghezza 2m, 2,5m e 3m). Per spostarle tutte serve un viaggio di un grosso furgone (anche questo ha un costo ma qui ci posso lavorare io per annullarlo, almeno sino all'evento).
L'altro problema logistico è che se non si usano i tavoli che sono GIA' all'interno delle aule, occorre spostarli e metterli da un'altra parte. Tempo che va considerato nell'allestimento sulle spalle delle persone già disponibili sul posto dal giovedì mattina. Potrei pensare di utilizzarli per non portare i tavoli 80x220, ma l'80 di profondità nei corridoi fa parecchio comodo. Quelli del Politecnico sono 70x120.